You Dream, We Make It Come True

טיפים להפקת אירוע חברה ברמה אחרת

חברות רבות משקיעות משאבים בארגון אירועי חברה, כולל השכרת גנרטור, השכרת מזגן נייד או . מדוע הן עושות זאת? ביקשנו ממנהלי חברת “אוהלי ישראל”, החברה המובילה בתחום הציוד לאירועים, להרחיב בנושא ולתת טיפים להפקת אירוע מוצלח.

הפקת ארוע חברה

מדוע ולמה

התרבות הארגונית של ארגונים, חברות ומפעלים רבים רואה במקום העבודה מעין בית שני של העובד ובעובדים עצמם כמעיין משפחה מורחבת. תפיסת עולם זו לא מתבטאת רק במסמכי החברה או בהצהרת הכוונות שלה אלא באה לידי ביטוי מעשי בתחומים רבים, החל מהלוגו והדרך בה החברה ממתגת עצמה ואת מוצריה בעיני עובדיה ובעיני הציבור וכלה בפעולות שעושה החברה בקרב עובדיה על מנת לחזק תחושות אלו, כמו למשל אירועי חברה מושקעים.

יציבות זה שם המשחק

נשאלת השאלה מדוע חברות או ארגונים, שבשורה התחתונה רוצים להרוויח כמה שיותר כסף, משקיעים משאבים כגון כוח אדם, זמן וכמובן, כסף, בפעולות ואירועים כאלה. מה יכול להיות האינטרס של חברה כלשהי להשכיר אוהל גדול ובתוכו מזגנים ניידים, להזמין מופע ולהשקיע בארוחה מפנקת וכל זה בשביל העובדים?

התשובה לכך מצויה בכלכלה המשתנה של זמננו. ארגונים רבים מודעים לכך שטרנדים באים והולכים ומה שמוכר היום לא בהכרח ימכור מחר ולכן משקיעים הרבה ביצירת יציבות. היציבות נדרשת הן מול ציבור המשקיעים, המשקיע את הונו בחברה, והן מול הציבור הכללי. אחת הדרכים ליצר זאת היא ליצור יציבות תעסוקתית של העובדים ולהגביר את הנאמנות שלהם לחברה.

משפחה יציבה

אחת הדרכים ליצור יציבות, ליצור מחויבות בקרב העובדים, להעלות את המוטיבציה שלהם להצליח ובכך לשפר את סיכויי החברה להצליח, היא ליצור בקרב העובדים תחושת שייכות. שייכות לארגון כמשפחה. הארגון מעניק לעובדים שלו שלל שירותים כגון הסעות, ארוחות, חדרי כושר במקום העבודה, שירותי רווחה שונים כגון ימי כיף וגיבוש, אירועי חברה משפחתיים, כרטיסים להופעות ועוד ובכך יוצר תחושה אצל עובדיו כי הוא דואג להם ורוצה בטובתם. הארגון מציב את עצמו ואת העבודה במרכז חייהם של עובדיו ולעיתים אף של בני משפחותיהם. ניתן לראות את זה קורה בקרב חברות הייטק, מפעלי תעשייה גדולים וגם בקרב חברות בשוק הסלולר, לדוגמה.

אירוע חברה

קיום אירועי חברה הם אחת הדרכים הנפוצות ביותר בעזרתן יוצר הארגון גיבוש ותחושת שייכות בקרב עובדיו. בהפקת אירועי חברה מושקעים הרבה משאבים הן בעיצוב האירוע, הן בבחירת התוכן שלהם והן בשאר פינוקים קטנים המוענקים לעובדים במהלכם. בנוסף, אירועי החברה יכולים להוות הזדמנות להעביר מסרים ארגוניים שונים וליצור בקרב העובדים “גאוות יחידה”. אירועי חברה יכולים להתקיים, לדוגמא, בתוך אוהלים לארועים יפים ומפנקים, הכוללים מזגנים ניידים להשכרה שפועלים בעזרת גנרטורים. אירועי חברה יכולים להתקיים באולמות, מסעדות, בחוף הים, בבריכה. תוכנם יכול לכלול מופעי בידור ומוסיקה, טיולים, סיורים מודרכים, ארוחות ערב מהודרות, הקרנת סרטים ועוד. אירועים רבים פונים לא רק לעובדים אלא גם לבני משפחותיהם.

איך מפיקים אירוע חברה מוצלח

הבטחנו לכם טיפים, אז הנה כמה טיפים מעולים שליקטנו עבורכם על איך להפיק אירוע חברה שהעובדים שלכם ימשיכו לדבר עליו עוד זמן רב:
• אופי האירוע – כדי שהאירוע יתרום להנאה ולגיבוש המשתתפים בו ובכלל, יענה על המטרות שהוגדרו לו, כדאי להגדיר מראש מה האופי שרוצים שיהיה לאירוע. חשוב שסגנון האירוע יתאים לכמות המשתתפים בו, לגילאים שלהם וכמובן לרוח הארגון. ישנם פעילויות ותכנים שניתן להעביר לאנשים מבוגרים ולצפות שישתתפו בהן בשמחה. לעומת זאת ישנם פעילויות ותכנים אשר יתאימו יותר לחברה שרוב עובדיה צעירים. ישנן פעילויות שמתאימות לקבוצת עובדים קטנה וישנן פעילויות אשר מתאימות יותר לערב המיועד לכלל עובדי החברה.
• עיצוב המתחם – דבר נוסף שחשוב להשקיע בו מחשבה ומשאבים הוא עיצוב המתחם או האזור בו מתקיים האירוע. אם האירוע מתקיים בים, למשל, ניתן למצוא אוהלים להשכרה לאירועים ואפילו מזגן נייד להשכרה אשר יהפכו את האירוע למפנק. העובדים ידעו וירגישו על בשרם את ההשקעה של החברה בהם ואת רצונה בטובתם. כיום ניתן אף למצוא גנרטורים למכירה או גנרטור להשכרה, מה שיאפשר לכם לקיים את האירוע כמעט בכל מקום בו תחפצו, בפנים או בחוץ. ידוע כי עיצוב הפנים משפיע על האוירה.
• ציוד לאירועים – אחד הדברים שיכולים לשדרג כל אירוע היא השקעה בציוד בו משתמשים במהלך האירוע. הכוונה בציוד היא מרמת הצלחות והמזלגות אותן שוכרים ובהן יאכלו במהלך המסיבה, דרך הכיסאות ופינות הזולה וכלה, כאמור, בבחירת השכרת אוהל לאירועים מהסוג הטוב ביותר. כאשר מזמינים ציוד לאירועים בכלל, וריהוט בפרט כמו שולחנות וכסאות, ספסלי זולה וכדומה מומלץ להזמין כמות של 10 אחוזים יותר מכמות המשתתפים. כאשר אתם באים לשכור ציוד לאירוע בדקו מי חברת ההשכרה מולה אתם עובדים. עדיף לעבוד מול חברה מנוסה ומוכרת, שיש לה ציוד מגוון – אוהל לאירועים להשכרה, מזגנים ניידים להשכרה, ריהוט פנים וריהוט גן, במות לאירועים, פרגולות והצללות, אביזרי חימום ועוד.
• אוכל – אירועים רבים סובבים סביב אוכל וידוע שעם ישראל אוהב לאכול. מכיוון שקיימים מאות חברות קייטרינג בארץ, וישנם אינסוף סגנונות מזון, מומלץ לא להתפזר מידי ולנסות לגבש קו אחיד וסגנון ברור. אם אינכם יודעים מה העובדים בחברתכם אוהבים תוכלו, אולי, לערוך סקר טרם האירוע בדבר העדפותיהם באשר למאכלים השונים. לחילופין, ניתן לשכור את שירותיו של קייטרינג המנוסה בעריכת אירועי חברה ולתת להם להוביל ולתרום מניסיונם המקצועי.
• השכרת שירותיה של חברת הפקה מקצועית – כמעט כל אחד יכול להפיק אירוע. השאלה היא איך הוא ייצא. לפני שאתם מתחילים להעסיק את עצמכם בלוגיסטיקה המורכבת של הפקת אירוע חברה מוצלח אתם יכולים לשאול את עצמכם האם אתם בנויים לכך. האם אתם בעלי יכולת להפיק אירוע כזה בעצמכם. אם כן, נהדר. אם לא, דעו כי ישנה אפשרות לשכור את שירותיה של חברת הפקה מקצועית בתחום. חברת הפקה חיצונית בהחלט יכולה להקל על חייכם, בעיקר אם מדובר בהפקת אירוע רב משתתפים או בעל תוכן הדורש ציוד מיוחד כגון תאורה או הגברה.

איך בוחרים ממי להשכיר ציוד?

כאשר מתחילים להפיק אירוע חברה ומתחילים לחפש ציוד למכירה או השכרה כגון השכרת מזגנים ניידים, גנרטור למכירה או גנרטור להשכרה, כיסאות ושולחנות, אוהל לערוך בתוכו את האירוע כמו למשל אוהלים להפקות אירועים בטבע או אוהל ממוזג להשכרה (בשילוב של מזגנים ניידים), חשוב מאוד לבחור את החברה מולה תעבדו. החברה שתספק לכם את הציוד תשפיע במידה רבה על הצלחת האירוע. חשוב לעבוד מול חברה שתדע לספק לכם מגוון רחב של ציוד, שתדע לעזור לכם להתאים את סוג הציוד לסוג האירוע ולייעץ לגבי כמות הציוד הנדרשת. כמו כן, חשוב שהחברה תעסיק צוות מיומן אשר ידע להקים עבורכם את האוהל או הבמות שהשכרתם במהירות וביעילות ולפתור בעיות באם יצוצו כאלה.

התחייבות למקצוענות

חברה טובה תהיה כזו אשר תתחייב בפניכם בכל הנושאים הקשורים בבטיחות, מקצועיות ועמידה בלוח הזמנים וכמובן תשים אתכם, הלקוחות, ואת דרישותיכם בראש סדר העדיפויות שלה. כך תדעו שהאירוע שלכם מתחיל ברגל ימין ולכם ולעובדים שלכם נותר רק ליהנות.